Política de Tratamiento de Datos Personales de Trazop

Versión: 1.0 · Vigente desde: 26 de septiembre de 2026

1. Quiénes somos

Responsable del tratamiento de sus datos de cuenta y de uso de la plataforma:

En esta política, "Trazop" es la plataforma de control y trazabilidad de rutas de transporte especial descrita arriba. Trazop presta su servicio a empresas de transporte (las "Empresas"), que la usan con sus conductores, vehículos y clientes.

2. Para qué sirve esta política

Cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y demás normas que los complementen. Explica qué datos personales tratamos, para qué, con qué autorización, cómo los protegemos y cómo puede ejercer sus derechos.

3. Definiciones

• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación; entre ellos los datos biométricos (por ejemplo, la imagen de un rostro que permita identificar a la persona).
• Titular: la persona natural a quien se refieren los datos.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Transmisión: comunicación de datos entre responsable y encargado, dentro o fuera de Colombia, para que el encargado los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos por parte del responsable a otro responsable ubicado dentro o fuera del país.

3.1 Principios que aplicamos

Legalidad, finalidad, libertad (solo con su autorización), veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (art. 4 Ley 1581).

4. Nuestro papel: responsable y encargado

• Como responsable tratamos los datos de cuenta y seguridad de la plataforma (usuario, contraseña cifrada, correo, sesiones, registro de acciones) y los datos de contacto comercial de las Empresas.
• Como encargado tratamos, por cuenta de cada Empresa y siguiendo sus instrucciones, los datos operativos del transporte (registros de ruta, fotos, ubicación, hora, notas, vehículos y conductores de esa Empresa). El responsable de esos datos es la Empresa, que decide para qué se usan; nosotros los guardamos y procesamos en la plataforma y no los usamos para fines propios.

Si usted es conductor y quiere ejercer sus derechos sobre los datos operativos, puede dirigirse a su Empresa o a nosotros: trasladaremos su solicitud a la Empresa responsable dentro de los plazos legales.

5. Qué datos tratamos y para qué

5.1 Usuarios de la plataforma (administradores, conductores y personal de Trazop)

5.2 Conductores y vehículos: evidencia de rutas

Al iniciar y finalizar cada ruta, la plataforma registra:

Estos datos los trata Trazop como encargado de la Empresa (sección 4). La Empresa los usa para verificar el cumplimiento de sus rutas y su contrato con el cliente, notificar retrasos o rutas no iniciadas a sus administradores, y atender reclamos.

5.3 Contactos comerciales

Nombre, correo y teléfono de las personas de contacto de las Empresas y de sus clientes (por ejemplo, colegios), para la relación contractual, el soporte y las comunicaciones del servicio.

5.4 Visitantes del sitio informativo

En trazop.com solo se procesan los datos técnicos de conexión (dirección IP, navegador) que exige el funcionamiento y la seguridad del sitio. No usamos publicidad ni analítica de terceros.

Finalidades que NO tenemos: no vendemos ni cedemos sus datos para publicidad, no elaboramos perfiles comerciales, no tomamos decisiones automatizadas que le afecten y no usamos las fotografías para reconocimiento facial.

6. Datos sensibles y menores de edad

• No solicitamos datos sensibles (salud, origen étnico, orientación política, religión, etc.).
• Fotografías y rostros. La imagen de un rostro que permita identificar a una persona es un dato biométrico y, por lo tanto, sensible. La foto de evidencia está pensada para mostrar el vehículo o el lugar, no a personas. Se indica a los usuarios no fotografiar personas. Si una foto incluye a una persona, el tratamiento de esa imagen solo se hace con la autorización expresa del titular (o de su representante legal si es menor). Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Si una foto incluye a una persona sin autorización, puede pedir su supresión por los canales de la sección 10.
• Niños, niñas y adolescentes. Trazop no recoge datos de menores de forma directa ni deliberada. Como el transporte escolar implica su presencia, es posible que aparezcan de manera incidental en una fotografía; en ese caso prevalece el interés superior del menor, su tratamiento requiere la autorización de su representante legal y se atenderá con prioridad cualquier solicitud de supresión.

7. Autorización

Para tratar sus datos necesitamos su autorización previa, expresa e informada, que usted otorga al aceptar esta política y los Términos y Condiciones en su primer ingreso mediante una casilla que usted mismo marca (no viene marcada de fábrica). Si tratamos datos que puedan ser sensibles (fotos), se solicita una autorización separada y específica. Guardamos la prueba de su aceptación (qué documento y qué versión aceptó y cuándo).

No requerimos autorización en los casos que la ley exceptúa (art. 10 Ley 1581), por ejemplo por orden de autoridad, o para datos de naturaleza pública, o urgencia médica.

Puede revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos por los canales de la sección 10, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos (art. 9 Decreto 1377/2013). Al revocar, su cuenta se desactivará y ya no podrá usar la plataforma.

8. Sus derechos como titular

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
3. Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley (tras agotar el trámite ante nosotros).
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías o no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

9. Cómo protegemos sus datos

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento:

• Conexiones cifradas (HTTPS) en todo el sitio y la plataforma.
• Contraseñas almacenadas solo cifradas (hash con sal), sesiones de duración limitada.
• Aislamiento entre Empresas: cada Empresa solo ve sus propios datos.
• Acceso por rol (administrador, conductor, vehículo): cada persona solo accede a lo que necesita.
• Fotografías en almacenamiento privado, accesibles solo mediante enlaces temporales.
• Registros inmutables: la evidencia de una ruta no puede editarse ni borrarse después de creada; las correcciones se hacen con una anulación registrada.
• Registro de las acciones realizadas en la plataforma (auditoría) y copias de seguridad.
• Confidencialidad de las personas que acceden a los datos.

Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos, lo gestionaremos y lo informaremos a la SIC y a los titulares en los casos y plazos que la ley exija.

10. Consultas, reclamos y ejercicio de sus derechos

Área responsable: Protección de datos personales de Trazop Canales: correo privacidad@trazop.com

• Consultas (conocer sus datos o la autorización): las respondemos en un máximo de 10 días hábiles; si no es posible, se lo informamos con los motivos y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales (art. 14 Ley 1581).
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar, o por presunto incumplimiento): deben contener su identificación, la descripción de los hechos, su dirección o correo y los documentos que desee aportar. Si está incompleto, se lo pediremos dentro de los 5 días siguientes; si no lo completa en 2 meses se entiende desistido. Lo resolvemos en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más informando los motivos (art. 15 Ley 1581). Mientras se tramita, la información se marca como "reclamo en trámite".
• Requisito de procedibilidad: solo puede acudir a la SIC cuando haya agotado este trámite ante nosotros.

11. Terceros que nos ayudan a prestar el servicio (encargados)

Para operar la plataforma usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, con contratos de tratamiento que les exigen seguridad y confidencialidad:

Transmisiones y transferencias internacionales: algunos de estos proveedores están fuera de Colombia. Las transmisiones se hacen bajo contrato con obligaciones de seguridad y confidencialidad (art. 25 Decreto 1377/2013) y hacia países con nivel adecuado de protección según la SIC o bajo las excepciones de la ley (art. 26 Ley 1581).

Mapas: en el computador, el detalle de un registro muestra un mapa de Google con la ubicación registrada. En el teléfono solo aparece un enlace "Ver en Google Maps": las coordenadas se envían a Google únicamente si el administrador hace clic. Al usar el mapa, Google trata esos datos según su propia política de privacidad.

Otras comunicaciones de datos: solo con las Empresas para las que usted trabaja o con las que interactúa, y con autoridades cuando la ley lo exija. No vendemos sus datos.

12. Cookies y almacenamiento del navegador

Usamos únicamente lo estrictamente necesario: una cookie de sesión para mantener su sesión, y datos guardados en su navegador para recordar su preferencia de modo noche y la última recomendación de seguridad vial mostrada. No usamos cookies de publicidad ni de analítica. Nuestro proveedor de protección (Cloudflare) puede establecer cookies técnicas de seguridad.

13. Cuánto tiempo conservamos los datos

Cumplido el plazo, los datos se suprimen o anonimizan, salvo que una norma o una orden de autoridad exija conservarlos. Por la naturaleza de la evidencia, la supresión de un registro individual puede requerir una gestión especial que se explicará al titular cuando lo solicite.

14. Cambios a esta política

Podemos actualizarla. Si el cambio es sustancial, se lo comunicaremos antes de que entre en vigencia, dentro de la plataforma y por correo, y le pediremos aceptar la nueva versión. Siempre encontrará la versión vigente en https://trazop.com/privacidad/ y las anteriores a solicitud.

15. Vigencia

Esta política rige desde el 26 de septiembre de 2026. Las bases de datos de Trazop se conservan durante el tiempo que dure la relación con los titulares y los plazos de la sección 13.

16. Legislación aplicable

Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 (Decreto Único 1074 de 2015), Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas que las modifiquen o sustituyan.